در این مقاله که از نوشته های سام کارپنتر مدیر ارشد شرکت سنترال برداشت شده است به صورت کلی به سرفصلهای اصلی سیستم سازی در کسب و کار اشاره کرده ایم. پیشنهاد میکنیم مقالات قبلی سایت را حتما در این حوزه مطالعه بفرمایید.
سندی یک صفحه ایی تهیه کنید که فهرستی از اهداف اصلی شخصی و کسب وکارتان در آن نوشته شده باشد. فهرستی از گام های کلی خود و کارمندانتان برای درک این هدف تهیه کنید ، تا جایی که ممکن است گام هایی واقع گرایانه تعریف کنید زیرا این فهرست مسیر اصلی شما را مشخص میسازد.
وقتی اهداف خود را تعیین کردید. اصول اصلی را بر اساس ارزشها و تجربیات خود ثبت کنید ، این اصول راهنمایی حیاتی برای تصمیم گیری و نشان دهنده باورها و اولویتهای اصلی شماست. آنها تمرکز مورد نیاز شما و کارمندانتان را تامین میکنند.
کارمندان میتوانند به تهیه اسنادی کمک کنند که پروتکل های اولیه و اساسی فعالیتها را تشریح میکند ، روش صحیح انجام هر فرآیندی را روی کاغذ بنویسید و تا جایی پیش روید که نسخه ایی ایده آل و گام به گام از هر سیستم ارائه کنید نوشتن جزئیات فرآیندها این اطمینان را به شما میدهد که سیستم به خوبی کار میکند.
باید اطمینان حاصل کنید فرآیندهای کاری شما همیشه بهترین راه حل ممکن هستند ، در حقیقت باید برای هرفعالیت مهمی فرآیندهای کاری ایجاد کنید ، تهیه دستورالعمل های با کیفیت برای هرکار به زمان و تلاش زیادی نیاز دارد ، دستورالعمل های مکتوب به شما کمک میکند که کسب و کار خود را تا حد ممکن حرفه ایی پیش ببرید. در نتیجه رقبا به سختی میتوانند به اندازه شما هدف دار و متمرکز کار کنند و برای مشتری تجربه یکسانی خلق کنند.
داشتن این سه سند اصلی به شما در داشتن تسلط بر کارتان کمک بزرگی خواهد کرد ، دیدگاه ها و نظرات شما درباره کارها و مخصوصا ، نحوه عملکرد شما و کارمندانتان برای انجام آنچه در توان دارید و دست یابی به اهداف را مشخص میکنند ، با داشتن چنین مستنداتی شما و کارمندانتان نقشه راه بسیار ارزشمندی در اختیار دارید که شما را در مسیر صحیح نگه میدارد. مستندسازی به شما این امکان را میدهد تا تمرکز بیشتری بر کار خود داشته باشد.
هیچ کسب و کاری کامل نیست ، تلاش برای دست یابی به کمال در رویکرد تحلیل سیستم و مدیریت سیستم بهره وری پایینی دارد ، وقتی در حال ارتقای روشهای کاری هستید ، برای پاک کردن آنها از هر عیب و نقصی آنها را بیش از حد پیچیده نکنید ، از طرف دیگر اهداف استراتژیک و روشهای کلی اجرایی خود را تا جایی که میتوانید کامل و بی نقص کنید.
اگر در برخی از موارد اقدام نمیکنید خودتان مسئول هستید ، برای موارد مهم اقدام کنید ، تصمیم نگیرید که صورتحسابها را پرداخت نکنید ، ورزش نکنید ، تغذیه صحیح نداشته باشید ، یا خانه تان را تمیز نکنید ، ناتوانی مردم در تصمیم گیری اغلب منجر به نتایج نامناسب خواهد شد
هر تغییر بزرگ به فداکاری و عزم و اراده و تلاش نیاز دارد.
اجتناب از انجام اقدامات مهم زمان بر بدترین دشمنی است که میتواند به شرکت شما آسیب برساند کار بهبود سیستم ها را همین امروز شروع کنید ، نه فردا ، طفره رفتن یعنی نداشتن شجاعت کامل ، زندگی شما را ویران میکند
چنین افرادی وجود ندارند در عوض تا جایی که در توان دارید محیط کار بی نقصی برای کارمندان ایجاد کنید ، این موثرترین ابزار استخدامی شماست .
هرچه اطلاعات بیشتر در اختیار کارمندان خود بگذارید ، بهتر است ، هرگز آنها را مجبور نکنید که زمانشان را برای حدس زدن رویدادهای احتمالی یا تلاش برای تجسم اجزای مهم فعالیت شما صرف کنند به جای آن فرآیندهای مورد استفاده خود و دلیل استفاده از آنها را دقیقا برایشان تشریح کنید .
بهترین ساعات کاری شرکت خود را شناسایی کنید ، چالش برانگیزترین کارهای شرکت را که به افراد مختلف مربوط است در این ساعات پیگیری نمایید.
سیستم سازی ساده و شفاف است ، سیستم های اساسی خود را مشخص کرده وزیر سیستم ها را مشخص تنظیم کنید تا همیشه بهترین عملکرد را داشته باشید ، همین این استراتژی متکی به توجه دقیق به ویژگیهای سیستم های کاری و شخصی شما همانند یک دستگاه مکانیکی است ، سپس آنها را تغییر دهید به نحوی که برای شما کار کند نه برعلیه شما ، تنظیم و بهبود سیستم ها و حفظ آنها زندگی شما را به شدت تغییر خواهد داد .