مستندسازی و رویکرد سیستمی در فرآیندهای کسب وکار

مستندسازی و رویکرد سیستمی در فرآیندهای کسب وکار

آیا زمان زیادی صرف کار میکنید ولی احساس میکنید به هیچ چیز نمیرسید ؟ اگر یک روز سرکار نروید شرکت شما از هم میپاشد ؟ آیا صدها پیام منتظر پاسخ شما هستند ؟ اگر چنین است برده کار خود هستید و نشان دهنده این است که سیستم مدیریت شما صحیح اداره نمیگردد ، زمان آن رسیده که یاد بگیرید که زندگی شما در محل کار و منزل مجموعه ایی منطقی از سیستم های خطی است که میتوانید آنها را کنترل کنید ، با کشف ، تحلیل و بهینه سازی روشهای اداره زندگی و کسب و کار خود میتوانید به سرعت همه کارهای خود را ساده کرده و بهبود بخشید . بسیاری از اساتید بزرگ داشتن رویکرد جامع و کلی نگر به بهبود شخصی را پیشنهاد میکنند اما روش تحلیل سیستم ها بر اساس تاکتیکی مخالف این رویکرد است. سیستم های فردی خود را به اجزای کوچکتری تقسیم کرده و زیر سیستم های آنها را مشخص کنید و تا جایی که میتوانید فرآیندها را اثر بخش کنید.

برای ایجاد این تغییرات و دست یابی به نتایج بزرگ ، دیدگاهی تازه و جدید بر مبنای یک مفهوم اساسی و واحد داشته باشید ، سیستمهای منطقی و ترتیبی مرکز همه چیز هستند ، یک گام شما را به یک گام دیگر راهنمایی میکند که آن نیز به گام بعدی متصل میگردد. زیر سیستم ها ، سیستم های بعدی را شکل میدهند و همه آنها طبق دستورالعملهایی که تعریف کرده اید کار میکنند.

بعنوان مثال هر روز معمولی خودش یک سیستم است ، اجزای زیر سیستم های یک روز معمولی را در نظر بگیرید :

از خواب بیدار میشوید ، مسواک میزنید ، حمام میروید ، لباس میپوشید ، صبحانه میخورید ، سرکار میروید ، کار میکنید ، ناهار میخورید ، به خانه برمیگردید ، شام میخورید ، مسواک میزنید و میخوابید  .

برای بهبود کیفیت زندگی خودتان بر روی یک زیر سیستم تمرکز کنید مثلا خوردن ناهار ، از این به بعد به جای چیزبرگز سالاد بخورید ، حالا سراغ زیر سیستم بعدی بروید به جای تماشای تلویزیون شبها کتاب بخوانید.

اغلب کارهای روزمره در یک سلسله کارهای گام به گام و قابل پیش بینی تکرار میگردند ، سیستم های کسب و کار و زندگی فعلی خود را مشخص کرده ، و تحلیل کنید تا نحوه عملکرد آنها را دریابید با کالبدشکافی و بهینه سازی زیر سیستم های هر فرآیند آنها را یکی یکی تنظیم کنید ، کار خود را آنقدر ساده کنید تا وقتی که به ساده ترین راه حل ممکن برسید ،وقتی روشهای خود را بهبود ببخشید پیشرفت سریعی را تجربه خواهید ، اگر آنها را اصلاح نکنید هیچ چیز تغییر نخواهد کرد. سیستم های کسب و کار شامل خدمات مشتریان ، کنترل کیفیت ، خرید ، استخدام ، کارمندان ، پرداخت هزینه و…هستند. زیرسیستم ها شامل برنامه ها یا راهکارهای تعمیرات و نگهداری کامپیوترها یا فرآیندهایی برای رفع شکایات مشتریان هستند شاید شرکت شما به سیستم ها و زیر سیستم های جدید نیاز داشته باشد.

( ازکتاب سیستم سازی نوشته سام کارپنتر )